Digitalisierung ist bei uns kein Bekenntnis, sondern eine Frage der Durchlaufzeit. Wenn Zahlen drei Wochen nach Monatsende stehen statt drei Monate, ändert das, welche Entscheidungen möglich sind.
Belege werden dort erfasst, wo sie entstehen, und nicht einmal im Quartal im Ordner transportiert. Zahlungen werden automatisch zugeordnet. Offene Posten sind jederzeit sichtbar. Der Steuerberater arbeitet auf demselben Datenbestand wie das Unternehmen.
Das Ergebnis ist weniger Nacharbeit auf beiden Seiten und eine Auswertung, die früh genug kommt, um noch etwas zu bewirken.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein PDF per E-Mail erfüllt die Anforderungen ausdrücklich nicht, auch wenn es so aussieht wie eine Rechnung.
Der Fahrplan ist gestaffelt. Empfangen können muss jedes Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Beim Ausstellen endet die Übergangsfrist am 31. Dezember 2026: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss ab dem 1. Januar 2027 elektronisch fakturieren. Alle übrigen folgen zum 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Versand dauerhaft befreit, empfangen müssen aber auch sie.
Wer heute noch PDF verschickt und über der Umsatzgrenze liegt, hat also keine zwei Jahre Zeit, sondern wenige Monate. Praktisch braucht es einen Weg zum Erzeugen, Versenden, Empfangen und revisionssicheren Ablegen. Wer das mit dem ohnehin fälligen Umbau des Belegflusses verbindet, erledigt zwei Dinge in einem Aufwasch.
Nicht jedes Unternehmen kann oder will in einem Schritt umstellen. Wenn Belege heute noch in Papier kommen, ist das kein Ausschlussgrund für eine Zusammenarbeit. Wir legen die Reihenfolge fest und stellen das um, was den größten Effekt hat, zuerst.
Digitalisierung ist ein Werkzeug, kein Dogma. Sie muss sich in gesparter Zeit und besseren Zahlen zeigen, sonst hat sie ihren Zweck verfehlt.
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Andernfalls ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie bereits seit dem 1. Januar 2025.
Nein. Verlangt ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Nach Ablauf der Übergangsfrist ist ein reines PDF keine ordnungsgemäße Rechnung mehr - mit Folgen für den Vorsteuerabzug des Empfängers.
Meist nicht. Entscheidend ist eine saubere Schnittstelle und ein definierter Belegweg, nicht ein bestimmtes Produkt.
Die Beschreibung, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie ist Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung.
Beim ersetzenden Scannen ist das unter Bedingungen möglich, setzt aber eine dokumentierte und eingehaltene Verfahrensweise voraus. Einzelne Unterlagen sind im Original aufzubewahren.
Fachwissen ordnet die Frage. Die Antwort auf Ihren Fall braucht Ihre Zahlen und Verträge. Genau dafür ist das Erstgespräch da.
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